💢สรุปเนื้อหา💢
แนวคิดเชิงระบบเพื่อแก้ปัญหา (System Approach to problem solving)
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา
การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ
• สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
• สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี
• สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด
ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม
หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions)
Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution)
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design)
การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)
การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ
การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ
การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis)
การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน (Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้
การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้
การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis)
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it)
การออกแบบระบบ (Systems Design)
การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
ตอบ ช่วยให้บริษัทมียอดขายเพิ่มมากขึ้นและมีลูกค้าประจำและมีอัตราของลูกค้าที่มาใช้บริการมากขึ้นตามลำดับเป็นระบบการตลาดสำหรับลูกค้าบนซอฟต์แวร์คลังข้อมูลสามารถทำการตลาดได้เป็นอย่างดี
2. คุณเห็นด้วยหรือไม่กับแนวทางที่บริษัทใช้ในการแก้ปัญหา ทำไมจึงเห็นด้วยและทำไมจึงไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการมีข้อมูลของลูกค้าเก็บไว้นี้แสดงว่าเรายังรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรจากบริษัทเราและมีการบริหารการตลาดเชิงลูกค้าสัมพันธ์เพื่อเก็บรายชื่อลูกค้าประจำแล้วยังสามารถดึงดูดลูกค้ามาใช้บริการได้มากขึ้น
3.อะไรอีกที่คุณอยากแนะนำให้คามิลอททำเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยได้อย่างไร
ตอบ ควรมีการกระทำการตลาดออนไลน์และทำการวัดส่งไปยังลูกค้าที่ต้องการปริมาณของสินค้าจำนวนมากให้ถึงมือลูกค้ามีการวิจัยลูกค้าว่าเขาต้องการอะไรจากทางบริษัทหรือบริการที่บริษัทควรมีให้เพื่อความสะดวกสบาย
1. อะไรคือขั้นตอนที่แนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซท์ของบริษัท Millipore
ตอบ แนวคิดทางบริษัทไม่ต้องการใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการของส่วนประกอบและการใช้งานต่างๆ ที่จะเพิ่มในเว็บไซท์ของบริษัท www.millipore.com Tom Anderson ผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กร สำนักงานใหญ่ที่เมือง Bedford รัฐ Massachuetts กล่าวว่า จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
2. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดของต้องการของลูกค้าที่เท่าที่ควร
ตอบ เพราะว่าเราจะพบแต่สิ่งที่แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้บริการบนเว็บไซท์ได้ทำกิจกรรมอะไรบ้างบนเว็บและส่วนข้อมูลที่เห็นอย่างชัดเจนนั้น คือ ข้อมูลในการลงทะเบียนเข้าใช้เว็บ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลยโทรศัพท์ โดยที่เราไม่มีแบบสอบถามที่มีรายละเอียดมากกว่านี้จึงทำให้ไม่สามารถรู้ถึงความต้องการของลูกค้าได้เท่าที่ควร
3. คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซท์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการที่สำรวจหรือต้องการรู้ถึงความต้องการของลูกค้านั้นเราจำเป็นต้องมีรายละเอียดและสิ่งที่ลูกค้าต้องการ โดยการพัฒนาเว็บไซท์ที่มีประสิทธิภาพให้ดีขึ้นเหมะแก่ลูกค้าและเจ้าของกิจการเพื่อเป็นประโยชน์ต่อทางบริษัทที่ต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้
ตอบ ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน
ตอบ เป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอบ
3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ
4.จงออกแบบแนวคิดเชิงระบบ จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ เพื่อนำระบบสารสนเทศมาใช้แก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นของธุรกิจขายประกันชีวิตแห่งหนึ่ง ที่มีงบทุน 3,000,000 บาท และมีรายได้เฉลี่ยปีละ 300,000 บาท แต่ในปัจจุบันยอดขายลดลง เนื่องจากตัวแทนประกันไม่สามารถให้ข้อมูลการประกันชีวิตได้ตรงกับความต้องการของลูกค้า เพราะมีเอกสารเกี่ยวกับการประกันชีวิตหลายรูปแบบและวิธีการคำนวณเบี้ยประกันที่ซับซ้อน จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการให้ข้อมูลและทำให้สูญเสียลูกค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งฝ่ายสารสนเทศของบริษัทได้พัฒนาทางเลือกไว้ 2 ทางเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร คือ
ทางเลือกที่ 1 ให้ตัวแทนประกันใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุคและติดตั้งระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิต ซึ่งจะสามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ทันที และสามารถส่งข้อมูลการทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 1,000,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 100,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลในระดับ ดีเยี่ยม ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด และมีความสะดวกต่อการใช้งานอยู่ในระดับดี มีความเชื่อถืออยู่ในระดับดีเยี่ยม
ทางเลือกที่ 2 ให้แฟ้มเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประกันชีวิตอย่างละเอียดทั้งหมดกับตัวแทนพร้อมทั้งแบบฟอร์มการขอประกันที่สามารถส่งเป็นจดหมายจากที่ทำการไปรษณีย์ถึงบริษัทได้ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ และนำแบบฟอร์มการขอเอาประกันดังกล่าวมาบันทึกข้อมูลที่ระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิตที่ติดตั้งบันเครื่องพีซีของบริษัท ทางเลือกนี้ มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 200,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 300,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลและความสะดวกต่อการใช้งานในระดับพอใช้ มีความเชื่อถือในระดับดีเยี่ยม
ตอบ หลักเกณฑ์ น้ำหนัก ทางเลือกที่ 1 คะแนน ทางเลือกที่ 2 คะแนน
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 20 1,000,000 บาท 12 200,000 บาท 20
ค่าใช้จ่ายในการเดินเนินงาน 30 100,000 บาท 25 300,000 บาท 18
สะดวกต่อการใช้งาน 20 ดี 16 พอใช้ 12
ความถูกต้อง 20 ดีเยี่ยม 20 พอใช้ 8
ความน่าเชื่อถือ 10 ดีเยี่ยม 10 ดีเยี่ยม 10
รวม 100 83 68
เลือกทางเลือกที่ 1 เพราะว่าง่ายต่อการใช้งานดี มีความถูกต้องดีเยี่ยม และความถูกต้องดีเยี่ยม ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีถึงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นจะสูงก็ตามแต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อปีน้อยกว่าทางเลือกที่ 2
5.มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้างที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์
ตอบ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่าง ๆหนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้ ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ที่ประมวลคำ
ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software) เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างภาพกราฟิกแบบต่าง ๆ การใช้งานในระดับเบื้องต้นอาจนำไปใช้ประกอบการสร้างเอกสาร หรือการนำเสนอข้อมูลส่วนการใช้ในระดับสูงอาจใช้สำหรับการตกแต่งภาพหรือรูปถ่าย หรือใช้สำหรับงานด้านศิลปกรรม สถาปัตยกรรม วิศวกรรม เป็นต้น
6. การนำเอาซอฟต์แวร์ Case Tools มาช่วยสนับสนุนขั้นตอนของวงจรการพัฒนานั้น แต่ก็มีไม่มากนักที่ประสบความสำเร็จในท้องตลาดทั่วไปและในลักษณะเช่นเดียวกันก็มีการนำเอา CASE Tools ไปช่วยนักพัฒนาในส่วนของการจัดทำต้นแบบ และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ในระดับบุคคล นักศึกษาคิดว่า เป็นเพราะเหตุผลใดที่มีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้น
ตอบ เพราะการใช้ I-CASE สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน JAD ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันใยการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา
กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)
ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด
การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)
การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่ส ุ ด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 (T he Fifth Discipline) เซนก์กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง ( Personel Mastery) การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆ ต้นในป่า โดย
• เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ
• เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ
การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)
มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบ เพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย
แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆ จะได้จาก ประสบการณ์ หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต อีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะนำจากคนอื่นๆ รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) คุณควรใช้ทักษะในการแสวงหาวิธีการใหม่ๆร่วมกับแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดทางด้าน การเงิน บุคลากร และทรัพยากรของบริษัท อันจะทำให้มองเห็นทางเลือกที่จะทำให้เป็นจริงได้
ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น (Evaluating Alternative Solutions)
เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการ (Requirement) เหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ
การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด (Select the Best Solution)
เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน
การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Implementing a Solution)
เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้ โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วย
• ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย
• ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่
• การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ
• การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง
การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)
ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมิน เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้ เป้าหมายคือการหาข้อสรุปของการนำไปใช้จริงที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หากไม่ใช่ แนวคิดเชิงระบบจะให้ย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้และพยายามหาหนทางให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ต่อไป
การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach)
ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจ อ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน
การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ
• สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
• สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี
• สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด
ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม
หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions)
Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution)
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design)
การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)
การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ
การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ
การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis)
การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน (Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้
- ความต้องการสารสนเทศของหน่วยงานและผู้ใช้เช่นตัวคุณ
- กิจกรรม แหล่งทรัพยากร และผลผลิตของระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศนั้นต้องให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ
การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้
การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis)
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it)
การออกแบบระบบ (Systems Design)
การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
💢คำถามกรณีศึกษา💢
1. การใช้แนวคิดเชิงระบบ ได้ช่วยให้บริษัทแก้ปัญหาทางธุรกิจได้อย่างไรตอบ ช่วยให้บริษัทมียอดขายเพิ่มมากขึ้นและมีลูกค้าประจำและมีอัตราของลูกค้าที่มาใช้บริการมากขึ้นตามลำดับเป็นระบบการตลาดสำหรับลูกค้าบนซอฟต์แวร์คลังข้อมูลสามารถทำการตลาดได้เป็นอย่างดี
2. คุณเห็นด้วยหรือไม่กับแนวทางที่บริษัทใช้ในการแก้ปัญหา ทำไมจึงเห็นด้วยและทำไมจึงไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการมีข้อมูลของลูกค้าเก็บไว้นี้แสดงว่าเรายังรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรจากบริษัทเราและมีการบริหารการตลาดเชิงลูกค้าสัมพันธ์เพื่อเก็บรายชื่อลูกค้าประจำแล้วยังสามารถดึงดูดลูกค้ามาใช้บริการได้มากขึ้น
3.อะไรอีกที่คุณอยากแนะนำให้คามิลอททำเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยได้อย่างไร
ตอบ ควรมีการกระทำการตลาดออนไลน์และทำการวัดส่งไปยังลูกค้าที่ต้องการปริมาณของสินค้าจำนวนมากให้ถึงมือลูกค้ามีการวิจัยลูกค้าว่าเขาต้องการอะไรจากทางบริษัทหรือบริการที่บริษัทควรมีให้เพื่อความสะดวกสบาย
1. อะไรคือขั้นตอนที่แนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซท์ของบริษัท Millipore
ตอบ แนวคิดทางบริษัทไม่ต้องการใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการของส่วนประกอบและการใช้งานต่างๆ ที่จะเพิ่มในเว็บไซท์ของบริษัท www.millipore.com Tom Anderson ผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กร สำนักงานใหญ่ที่เมือง Bedford รัฐ Massachuetts กล่าวว่า จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
2. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดของต้องการของลูกค้าที่เท่าที่ควร
ตอบ เพราะว่าเราจะพบแต่สิ่งที่แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้บริการบนเว็บไซท์ได้ทำกิจกรรมอะไรบ้างบนเว็บและส่วนข้อมูลที่เห็นอย่างชัดเจนนั้น คือ ข้อมูลในการลงทะเบียนเข้าใช้เว็บ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลยโทรศัพท์ โดยที่เราไม่มีแบบสอบถามที่มีรายละเอียดมากกว่านี้จึงทำให้ไม่สามารถรู้ถึงความต้องการของลูกค้าได้เท่าที่ควร
3. คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซท์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการที่สำรวจหรือต้องการรู้ถึงความต้องการของลูกค้านั้นเราจำเป็นต้องมีรายละเอียดและสิ่งที่ลูกค้าต้องการ โดยการพัฒนาเว็บไซท์ที่มีประสิทธิภาพให้ดีขึ้นเหมะแก่ลูกค้าและเจ้าของกิจการเพื่อเป็นประโยชน์ต่อทางบริษัทที่ต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้
💢แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3💢
1. นักศึกษาสามารถใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ไขปัญหา เช่นเดี่ยวกับการแก้ไขปัญหาทางด้าน การตลาด ทางด้านการเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบายตอบ ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน
ตอบ เป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอบ
3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ
4.จงออกแบบแนวคิดเชิงระบบ จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ เพื่อนำระบบสารสนเทศมาใช้แก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นของธุรกิจขายประกันชีวิตแห่งหนึ่ง ที่มีงบทุน 3,000,000 บาท และมีรายได้เฉลี่ยปีละ 300,000 บาท แต่ในปัจจุบันยอดขายลดลง เนื่องจากตัวแทนประกันไม่สามารถให้ข้อมูลการประกันชีวิตได้ตรงกับความต้องการของลูกค้า เพราะมีเอกสารเกี่ยวกับการประกันชีวิตหลายรูปแบบและวิธีการคำนวณเบี้ยประกันที่ซับซ้อน จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการให้ข้อมูลและทำให้สูญเสียลูกค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งฝ่ายสารสนเทศของบริษัทได้พัฒนาทางเลือกไว้ 2 ทางเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร คือ
ทางเลือกที่ 1 ให้ตัวแทนประกันใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุคและติดตั้งระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิต ซึ่งจะสามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ทันที และสามารถส่งข้อมูลการทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 1,000,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 100,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลในระดับ ดีเยี่ยม ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด และมีความสะดวกต่อการใช้งานอยู่ในระดับดี มีความเชื่อถืออยู่ในระดับดีเยี่ยม
ทางเลือกที่ 2 ให้แฟ้มเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประกันชีวิตอย่างละเอียดทั้งหมดกับตัวแทนพร้อมทั้งแบบฟอร์มการขอประกันที่สามารถส่งเป็นจดหมายจากที่ทำการไปรษณีย์ถึงบริษัทได้ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ และนำแบบฟอร์มการขอเอาประกันดังกล่าวมาบันทึกข้อมูลที่ระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิตที่ติดตั้งบันเครื่องพีซีของบริษัท ทางเลือกนี้ มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 200,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 300,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลและความสะดวกต่อการใช้งานในระดับพอใช้ มีความเชื่อถือในระดับดีเยี่ยม
ตอบ หลักเกณฑ์ น้ำหนัก ทางเลือกที่ 1 คะแนน ทางเลือกที่ 2 คะแนน
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 20 1,000,000 บาท 12 200,000 บาท 20
ค่าใช้จ่ายในการเดินเนินงาน 30 100,000 บาท 25 300,000 บาท 18
สะดวกต่อการใช้งาน 20 ดี 16 พอใช้ 12
ความถูกต้อง 20 ดีเยี่ยม 20 พอใช้ 8
ความน่าเชื่อถือ 10 ดีเยี่ยม 10 ดีเยี่ยม 10
รวม 100 83 68
เลือกทางเลือกที่ 1 เพราะว่าง่ายต่อการใช้งานดี มีความถูกต้องดีเยี่ยม และความถูกต้องดีเยี่ยม ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีถึงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นจะสูงก็ตามแต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อปีน้อยกว่าทางเลือกที่ 2
5.มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้างที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์
ตอบ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่าง ๆหนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้ ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ที่ประมวลคำ
ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software) เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างภาพกราฟิกแบบต่าง ๆ การใช้งานในระดับเบื้องต้นอาจนำไปใช้ประกอบการสร้างเอกสาร หรือการนำเสนอข้อมูลส่วนการใช้ในระดับสูงอาจใช้สำหรับการตกแต่งภาพหรือรูปถ่าย หรือใช้สำหรับงานด้านศิลปกรรม สถาปัตยกรรม วิศวกรรม เป็นต้น
6. การนำเอาซอฟต์แวร์ Case Tools มาช่วยสนับสนุนขั้นตอนของวงจรการพัฒนานั้น แต่ก็มีไม่มากนักที่ประสบความสำเร็จในท้องตลาดทั่วไปและในลักษณะเช่นเดียวกันก็มีการนำเอา CASE Tools ไปช่วยนักพัฒนาในส่วนของการจัดทำต้นแบบ และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ในระดับบุคคล นักศึกษาคิดว่า เป็นเพราะเหตุผลใดที่มีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้น
ตอบ เพราะการใช้ I-CASE สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน JAD ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันใยการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี
💢ข้อสอบ💢
1. กระบวนการแก้ไขปัญหาตามแนวคิดเชิงระบบ มีกี่ขั้นตอน
ก. 2 ขั้นตอน
ข. 4 ขั้นตอน
ค. 6 ขั้นตอน
ง. 8 ขั้นตอน
2. ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการเรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็นอย่างไร
ก. กฎข้อที่ 5 ( The Fifth Discipline)
ข. Richter System
ค. Corema
ง. Systems Approach
3. การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ เป็นคำกล่าวของใคร
ก. ไมเคิล แฮมเมอร์
ข. ปีเตอร์ เซนก์
ค. จอห์น สเคลลี่ร์
ง. แอนดรู เจเวล
4. ข้อใดคือ ข้อเสียเปรียบ การประเมินแนวทางแก้ไขปัญหาแบบที่ 1 (Evaluation of Solution 1)
ก. พนักงานขายและผู้จัดการบางคนอาจไม่อยากเรียนรู้การใช้เทคโนโลยี
ข. สะดวกและมีคู่มือที่ง่ายแก่การใช้ของพนักงานขาย
ค. กระบวนการในการขายใช้เวลาสำหรับพนักงานขายแต่ละราย
ง. ผลปฏิบัติงานด้านการขายมีความทันสมัย ทันเวลา และผู้จัดการสามารถใช้งานได้ทันที
5. แนวคิดเชิงระบบ ตรงกับข้อใด
ก. Analyzing Camelot Music
ข. Systems Approach
ค. Systems Thinking
ง. Using the Systems Approach
6. Select the Best Solution ตรงกับข้อใด
ก. กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข
ข. การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ
ค. ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น
ง. การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด
7. การใช้แนวคิดเชิงระบบเพื่อนเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาการพัฒนาระบบสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน เรียกว่า
ก. วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ข. การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ
ค. การศึกษาความเป็นไปได้
ง. การปรับปรุงการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
8. วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Information Systems Development Cycle) มีกี่ขั้นตอน
ก. 1 ขั้นตอน
ข. 3 ขั้นตอน
ค. 5 ขั้นตอน
ง. 7 ขั้นตอน
9. ข้อใดคือ ข้อได้เปรียบ การประเมินแนวทางแก้ไขปัญหาแบบที่ 1 (Evaluation of Solution 1)
ก. สะดวกและมีคู่มือที่ง่ายแก่การใช้ของพนักงานขาย
ข. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องจ้างพนักงานมากขึ้น
ค. ค่าใช้จ่ายในการจัดการต่ำกว่าเมื่อเปรียบเทียบกันแล้วทั้งในเรื่องการจัดการและการซ่อมบำรุง
ง. ผลปฏิบัติงานด้านการขายมีความทันสมัย ทันเวลา และผู้จัดการสามารถใช้งานได้ทันที
10. การออกแบบระบบประกอบด้วย 3 ปฏิบัติการที่สำคัญ คือข้อใด
ก. การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้
ข. การออกแบบข้อมูล
ค. การออกแบบกระบวนการทำงาน
ง. ถูกทั้งข้อ ก, ข และ ค
เฉลย
1) ค 2) ก 3) ข 4) ค 5) ข 6) ง 7) ก 8) ค 9) ก 10) ง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น