💢สรุปเนื้อหา💢
แนวคิดเชิงระบบเพื่อแก้ปัญหา (System Approach to problem solving)
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา
การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ
• สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
• สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี
• สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด
ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม
หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions)
Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution)
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design)
การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)
การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ
การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ
การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis)
การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน (Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้
การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้
การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis)
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it)
การออกแบบระบบ (Systems Design)
การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
ตอบ ช่วยให้บริษัทมียอดขายเพิ่มมากขึ้นและมีลูกค้าประจำและมีอัตราของลูกค้าที่มาใช้บริการมากขึ้นตามลำดับเป็นระบบการตลาดสำหรับลูกค้าบนซอฟต์แวร์คลังข้อมูลสามารถทำการตลาดได้เป็นอย่างดี
2. คุณเห็นด้วยหรือไม่กับแนวทางที่บริษัทใช้ในการแก้ปัญหา ทำไมจึงเห็นด้วยและทำไมจึงไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการมีข้อมูลของลูกค้าเก็บไว้นี้แสดงว่าเรายังรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรจากบริษัทเราและมีการบริหารการตลาดเชิงลูกค้าสัมพันธ์เพื่อเก็บรายชื่อลูกค้าประจำแล้วยังสามารถดึงดูดลูกค้ามาใช้บริการได้มากขึ้น
3.อะไรอีกที่คุณอยากแนะนำให้คามิลอททำเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยได้อย่างไร
ตอบ ควรมีการกระทำการตลาดออนไลน์และทำการวัดส่งไปยังลูกค้าที่ต้องการปริมาณของสินค้าจำนวนมากให้ถึงมือลูกค้ามีการวิจัยลูกค้าว่าเขาต้องการอะไรจากทางบริษัทหรือบริการที่บริษัทควรมีให้เพื่อความสะดวกสบาย
1. อะไรคือขั้นตอนที่แนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซท์ของบริษัท Millipore
ตอบ แนวคิดทางบริษัทไม่ต้องการใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการของส่วนประกอบและการใช้งานต่างๆ ที่จะเพิ่มในเว็บไซท์ของบริษัท www.millipore.com Tom Anderson ผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กร สำนักงานใหญ่ที่เมือง Bedford รัฐ Massachuetts กล่าวว่า จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
2. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดของต้องการของลูกค้าที่เท่าที่ควร
ตอบ เพราะว่าเราจะพบแต่สิ่งที่แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้บริการบนเว็บไซท์ได้ทำกิจกรรมอะไรบ้างบนเว็บและส่วนข้อมูลที่เห็นอย่างชัดเจนนั้น คือ ข้อมูลในการลงทะเบียนเข้าใช้เว็บ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลยโทรศัพท์ โดยที่เราไม่มีแบบสอบถามที่มีรายละเอียดมากกว่านี้จึงทำให้ไม่สามารถรู้ถึงความต้องการของลูกค้าได้เท่าที่ควร
3. คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซท์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการที่สำรวจหรือต้องการรู้ถึงความต้องการของลูกค้านั้นเราจำเป็นต้องมีรายละเอียดและสิ่งที่ลูกค้าต้องการ โดยการพัฒนาเว็บไซท์ที่มีประสิทธิภาพให้ดีขึ้นเหมะแก่ลูกค้าและเจ้าของกิจการเพื่อเป็นประโยชน์ต่อทางบริษัทที่ต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้
ตอบ ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน
ตอบ เป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอบ
3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ
4.จงออกแบบแนวคิดเชิงระบบ จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ เพื่อนำระบบสารสนเทศมาใช้แก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นของธุรกิจขายประกันชีวิตแห่งหนึ่ง ที่มีงบทุน 3,000,000 บาท และมีรายได้เฉลี่ยปีละ 300,000 บาท แต่ในปัจจุบันยอดขายลดลง เนื่องจากตัวแทนประกันไม่สามารถให้ข้อมูลการประกันชีวิตได้ตรงกับความต้องการของลูกค้า เพราะมีเอกสารเกี่ยวกับการประกันชีวิตหลายรูปแบบและวิธีการคำนวณเบี้ยประกันที่ซับซ้อน จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการให้ข้อมูลและทำให้สูญเสียลูกค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งฝ่ายสารสนเทศของบริษัทได้พัฒนาทางเลือกไว้ 2 ทางเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร คือ
ทางเลือกที่ 1 ให้ตัวแทนประกันใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุคและติดตั้งระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิต ซึ่งจะสามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ทันที และสามารถส่งข้อมูลการทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 1,000,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 100,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลในระดับ ดีเยี่ยม ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด และมีความสะดวกต่อการใช้งานอยู่ในระดับดี มีความเชื่อถืออยู่ในระดับดีเยี่ยม
ทางเลือกที่ 2 ให้แฟ้มเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประกันชีวิตอย่างละเอียดทั้งหมดกับตัวแทนพร้อมทั้งแบบฟอร์มการขอประกันที่สามารถส่งเป็นจดหมายจากที่ทำการไปรษณีย์ถึงบริษัทได้ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ และนำแบบฟอร์มการขอเอาประกันดังกล่าวมาบันทึกข้อมูลที่ระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิตที่ติดตั้งบันเครื่องพีซีของบริษัท ทางเลือกนี้ มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 200,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 300,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลและความสะดวกต่อการใช้งานในระดับพอใช้ มีความเชื่อถือในระดับดีเยี่ยม
ตอบ หลักเกณฑ์ น้ำหนัก ทางเลือกที่ 1 คะแนน ทางเลือกที่ 2 คะแนน
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 20 1,000,000 บาท 12 200,000 บาท 20
ค่าใช้จ่ายในการเดินเนินงาน 30 100,000 บาท 25 300,000 บาท 18
สะดวกต่อการใช้งาน 20 ดี 16 พอใช้ 12
ความถูกต้อง 20 ดีเยี่ยม 20 พอใช้ 8
ความน่าเชื่อถือ 10 ดีเยี่ยม 10 ดีเยี่ยม 10
รวม 100 83 68
เลือกทางเลือกที่ 1 เพราะว่าง่ายต่อการใช้งานดี มีความถูกต้องดีเยี่ยม และความถูกต้องดีเยี่ยม ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีถึงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นจะสูงก็ตามแต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อปีน้อยกว่าทางเลือกที่ 2
5.มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้างที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์
ตอบ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่าง ๆหนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้ ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ที่ประมวลคำ
ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software) เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างภาพกราฟิกแบบต่าง ๆ การใช้งานในระดับเบื้องต้นอาจนำไปใช้ประกอบการสร้างเอกสาร หรือการนำเสนอข้อมูลส่วนการใช้ในระดับสูงอาจใช้สำหรับการตกแต่งภาพหรือรูปถ่าย หรือใช้สำหรับงานด้านศิลปกรรม สถาปัตยกรรม วิศวกรรม เป็นต้น
6. การนำเอาซอฟต์แวร์ Case Tools มาช่วยสนับสนุนขั้นตอนของวงจรการพัฒนานั้น แต่ก็มีไม่มากนักที่ประสบความสำเร็จในท้องตลาดทั่วไปและในลักษณะเช่นเดียวกันก็มีการนำเอา CASE Tools ไปช่วยนักพัฒนาในส่วนของการจัดทำต้นแบบ และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ในระดับบุคคล นักศึกษาคิดว่า เป็นเพราะเหตุผลใดที่มีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้น
ตอบ เพราะการใช้ I-CASE สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน JAD ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันใยการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา
กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)
ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด
การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)
การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่ส ุ ด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 (T he Fifth Discipline) เซนก์กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง ( Personel Mastery) การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆ ต้นในป่า โดย
• เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ
• เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ
การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)
มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบ เพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย
แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆ จะได้จาก ประสบการณ์ หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต อีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะนำจากคนอื่นๆ รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) คุณควรใช้ทักษะในการแสวงหาวิธีการใหม่ๆร่วมกับแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดทางด้าน การเงิน บุคลากร และทรัพยากรของบริษัท อันจะทำให้มองเห็นทางเลือกที่จะทำให้เป็นจริงได้
ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น (Evaluating Alternative Solutions)
เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการ (Requirement) เหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ
การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด (Select the Best Solution)
เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน
การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Implementing a Solution)
เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้ โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วย
• ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย
• ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่
• การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ
• การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง
การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)
ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมิน เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้ เป้าหมายคือการหาข้อสรุปของการนำไปใช้จริงที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หากไม่ใช่ แนวคิดเชิงระบบจะให้ย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้และพยายามหาหนทางให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ต่อไป
การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach)
ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจ อ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน
การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ
• สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
• สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี
• สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด
ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม
หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions)
Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution)
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design)
การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)
การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ
การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ
การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis)
การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน (Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้
- ความต้องการสารสนเทศของหน่วยงานและผู้ใช้เช่นตัวคุณ
- กิจกรรม แหล่งทรัพยากร และผลผลิตของระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศนั้นต้องให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ
การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้
การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis)
ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it)
การออกแบบระบบ (Systems Design)
การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
💢คำถามกรณีศึกษา💢
1. การใช้แนวคิดเชิงระบบ ได้ช่วยให้บริษัทแก้ปัญหาทางธุรกิจได้อย่างไรตอบ ช่วยให้บริษัทมียอดขายเพิ่มมากขึ้นและมีลูกค้าประจำและมีอัตราของลูกค้าที่มาใช้บริการมากขึ้นตามลำดับเป็นระบบการตลาดสำหรับลูกค้าบนซอฟต์แวร์คลังข้อมูลสามารถทำการตลาดได้เป็นอย่างดี
2. คุณเห็นด้วยหรือไม่กับแนวทางที่บริษัทใช้ในการแก้ปัญหา ทำไมจึงเห็นด้วยและทำไมจึงไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการมีข้อมูลของลูกค้าเก็บไว้นี้แสดงว่าเรายังรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรจากบริษัทเราและมีการบริหารการตลาดเชิงลูกค้าสัมพันธ์เพื่อเก็บรายชื่อลูกค้าประจำแล้วยังสามารถดึงดูดลูกค้ามาใช้บริการได้มากขึ้น
3.อะไรอีกที่คุณอยากแนะนำให้คามิลอททำเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยได้อย่างไร
ตอบ ควรมีการกระทำการตลาดออนไลน์และทำการวัดส่งไปยังลูกค้าที่ต้องการปริมาณของสินค้าจำนวนมากให้ถึงมือลูกค้ามีการวิจัยลูกค้าว่าเขาต้องการอะไรจากทางบริษัทหรือบริการที่บริษัทควรมีให้เพื่อความสะดวกสบาย
1. อะไรคือขั้นตอนที่แนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซท์ของบริษัท Millipore
ตอบ แนวคิดทางบริษัทไม่ต้องการใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการของส่วนประกอบและการใช้งานต่างๆ ที่จะเพิ่มในเว็บไซท์ของบริษัท www.millipore.com Tom Anderson ผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กร สำนักงานใหญ่ที่เมือง Bedford รัฐ Massachuetts กล่าวว่า จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
2. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดของต้องการของลูกค้าที่เท่าที่ควร
ตอบ เพราะว่าเราจะพบแต่สิ่งที่แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้บริการบนเว็บไซท์ได้ทำกิจกรรมอะไรบ้างบนเว็บและส่วนข้อมูลที่เห็นอย่างชัดเจนนั้น คือ ข้อมูลในการลงทะเบียนเข้าใช้เว็บ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลยโทรศัพท์ โดยที่เราไม่มีแบบสอบถามที่มีรายละเอียดมากกว่านี้จึงทำให้ไม่สามารถรู้ถึงความต้องการของลูกค้าได้เท่าที่ควร
3. คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซท์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย
ตอบ เห็นด้วยเพราะการที่สำรวจหรือต้องการรู้ถึงความต้องการของลูกค้านั้นเราจำเป็นต้องมีรายละเอียดและสิ่งที่ลูกค้าต้องการ โดยการพัฒนาเว็บไซท์ที่มีประสิทธิภาพให้ดีขึ้นเหมะแก่ลูกค้าและเจ้าของกิจการเพื่อเป็นประโยชน์ต่อทางบริษัทที่ต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้
💢แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3💢
1. นักศึกษาสามารถใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ไขปัญหา เช่นเดี่ยวกับการแก้ไขปัญหาทางด้าน การตลาด ทางด้านการเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบายตอบ ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน
ตอบ เป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอบ
3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ
4.จงออกแบบแนวคิดเชิงระบบ จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ เพื่อนำระบบสารสนเทศมาใช้แก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นของธุรกิจขายประกันชีวิตแห่งหนึ่ง ที่มีงบทุน 3,000,000 บาท และมีรายได้เฉลี่ยปีละ 300,000 บาท แต่ในปัจจุบันยอดขายลดลง เนื่องจากตัวแทนประกันไม่สามารถให้ข้อมูลการประกันชีวิตได้ตรงกับความต้องการของลูกค้า เพราะมีเอกสารเกี่ยวกับการประกันชีวิตหลายรูปแบบและวิธีการคำนวณเบี้ยประกันที่ซับซ้อน จึงทำให้เกิดความล่าช้าในการให้ข้อมูลและทำให้สูญเสียลูกค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งฝ่ายสารสนเทศของบริษัทได้พัฒนาทางเลือกไว้ 2 ทางเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร คือ
ทางเลือกที่ 1 ให้ตัวแทนประกันใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุคและติดตั้งระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิต ซึ่งจะสามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ทันที และสามารถส่งข้อมูลการทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 1,000,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 100,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลในระดับ ดีเยี่ยม ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุด และมีความสะดวกต่อการใช้งานอยู่ในระดับดี มีความเชื่อถืออยู่ในระดับดีเยี่ยม
ทางเลือกที่ 2 ให้แฟ้มเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประกันชีวิตอย่างละเอียดทั้งหมดกับตัวแทนพร้อมทั้งแบบฟอร์มการขอประกันที่สามารถส่งเป็นจดหมายจากที่ทำการไปรษณีย์ถึงบริษัทได้ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ และนำแบบฟอร์มการขอเอาประกันดังกล่าวมาบันทึกข้อมูลที่ระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิตที่ติดตั้งบันเครื่องพีซีของบริษัท ทางเลือกนี้ มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 200,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 300,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลและความสะดวกต่อการใช้งานในระดับพอใช้ มีความเชื่อถือในระดับดีเยี่ยม
ตอบ หลักเกณฑ์ น้ำหนัก ทางเลือกที่ 1 คะแนน ทางเลือกที่ 2 คะแนน
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 20 1,000,000 บาท 12 200,000 บาท 20
ค่าใช้จ่ายในการเดินเนินงาน 30 100,000 บาท 25 300,000 บาท 18
สะดวกต่อการใช้งาน 20 ดี 16 พอใช้ 12
ความถูกต้อง 20 ดีเยี่ยม 20 พอใช้ 8
ความน่าเชื่อถือ 10 ดีเยี่ยม 10 ดีเยี่ยม 10
รวม 100 83 68
เลือกทางเลือกที่ 1 เพราะว่าง่ายต่อการใช้งานดี มีความถูกต้องดีเยี่ยม และความถูกต้องดีเยี่ยม ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีถึงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นจะสูงก็ตามแต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อปีน้อยกว่าทางเลือกที่ 2
5.มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้างที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์
ตอบ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่าง ๆหนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้ ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ที่ประมวลคำ
ซอฟต์แวร์กราฟิก (Graphic Software) เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างภาพกราฟิกแบบต่าง ๆ การใช้งานในระดับเบื้องต้นอาจนำไปใช้ประกอบการสร้างเอกสาร หรือการนำเสนอข้อมูลส่วนการใช้ในระดับสูงอาจใช้สำหรับการตกแต่งภาพหรือรูปถ่าย หรือใช้สำหรับงานด้านศิลปกรรม สถาปัตยกรรม วิศวกรรม เป็นต้น
6. การนำเอาซอฟต์แวร์ Case Tools มาช่วยสนับสนุนขั้นตอนของวงจรการพัฒนานั้น แต่ก็มีไม่มากนักที่ประสบความสำเร็จในท้องตลาดทั่วไปและในลักษณะเช่นเดียวกันก็มีการนำเอา CASE Tools ไปช่วยนักพัฒนาในส่วนของการจัดทำต้นแบบ และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ในระดับบุคคล นักศึกษาคิดว่า เป็นเพราะเหตุผลใดที่มีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้น
ตอบ เพราะการใช้ I-CASE สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน JAD ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันใยการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี
